SÄHKE2: Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen 1.0.0

Arkistolaitoksen SÄHKE-normit ohjaavat julkishallinnon asiakirjahallintaa sähköisessä toimintaympäristössä. Määräykset antavat reunaehdot asiakirjallisten tietojen käsittelyprosessien sähköistämiselle ja tiedon luotettavalle sähköiselle säilyttämiselle.

SÄHKE2-normissa tiedonohjauksen tuottamisella on keskeinen asema. Tiedonohjauksen vaatimuksiin sisältyy, että sähköiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan eli eAMSiin määritellyt metatiedot tallentuvat tietojärjestelmiin ohjatusti jo operatiivisen käsittelyn aikana. Määräyksessä esitetään ne periaatteet, joiden mukaan eAMS-ohjaus tietojärjestelmiin toteutetaan.

Normi määrää myös tarpeettomiksi käyneiden tietojen hävittämisestä sekä pysyvästi säilytettävien aineistojen siirtämisestä arkistolaitokseen.

Julkisen hallinnon organisaation aineistojen säilyttäminen pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa edellyttää arkistolaitoksen myöntämää sähköisen säilyttämisen lupaa. Edellytyksenä luvalle on, että luvan kohteena oleva tietojärjestelmä täyttää arkistolaitoksen SÄHKE1- tai SÄHKE2-normin vaatimukset.

Määräykseen kuuluvat seuraavat dokumentit: - Normiteksti - Liite 1 (Metatietojen tuottaminen) - Liite 2 (Metatietomalli)

Lisäksi määräykseen liittyvät dokumentit: - SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö - SÄHKE2-määräyksen siirto-ohje ja siirto-ohjeen liite - SÄHKE2-siirtotiedoston xml-skeema (XSD-muodossa)