I det här avsnittet beskrivs hur det lönar sig att uppdatera öppnade data och hur man ska gå till väga om fel upptäcks i datamängden.
Vid hanteringen av uppdateringsbehovet för datamängder som ska öppnas är det bra att beakta hanteringen av informationsrisker. Informationshanteringsnämnden har utfärdat en rekommendationssamling om tillämpningen av vissa bestämmelser om informationssäkerhet (finansministeriets publikationer 2021:65), enligt vilken hanteringen av informationsrisker är en fortlöpande verksamhet och det är bra om informationshanteringsenheten beskriver målen, principerna, ansvaren och de centrala förfarandena i anslutning till den.
Metadata ska innehålla en beskrivning av uppdateringscykeln för gränssnitt och datamängder, enligt vilken uppdateringar åtminstone ska göras. Om det av någon anledning uppstår behov av ändringar i datamängden redan före följande uppdateringstidpunkt, är det bra att kontrollera metadata och vid behov uppdatera dem i samband med ändringarna.
Vissa dataportaler gör det möjligt för informationsförvaltare att få en automatisk notifikation per e-post när uppdateringstidpunkten som fastställts i metadata för den öppnade datamängden närmar sig. Detta hjälper informationsförvaltaren att se till att datamängden och dess metadata är uppdaterade.
Uppdatering av datamängder
Datamängder kan uppdateras antingen så att data läggs till i befintligt material eller så att en helt ny version av materialet skapas. FAIR-principerna rekommenderar att en ny fil skapas.
Det är bra om datamängdens storlek hålls på en sådan nivå att den är så lätt som möjligt för dataanvändaren att utnyttja. Det lönar sig hellre att dela upp en stor fil i flera filer, eftersom en stor filstorlek försvårar hanteringen av materialet och ofta kräver programmeringsförmåga. Stora filstorlekar ställer också högre kvalitetskrav på datakommunikationsförbindelserna.
Datamängden kan uppdateras antingen manuellt eller automatiskt. Om datamängden uppdateras manuellt ska materialets metadata alltid kontrolleras och uppdateras samtidigt som data. Om möjligt är det dock bra att uppdatera informationen automatiskt.
Det är också bra att komma ihåg att regelbundet kontrollera URI- och URL-adresserna som hänvisar till datamängden så att dataanvändarna hittar datamängden.
Uppdatering av programmeringsgränssnittet
Om information delas via ett programmeringsgränssnitt påverkar ändringar som görs i gränssnittets struktur användarna av informationen. Om programmeringsgränssnittets struktur ändras lönar det sig i praktiken att skapa en ny version av gränssnittet, eftersom en ändring av strukturen kräver att de program som utnyttjar gränssnittet uppdateras. Vid versionering av programmeringsgränssnittet ska man beakta publiceringen av ändringar och korrigeringar som är både bakåtkompatibla och inkompatibla. Samtidigt är det bra att beakta det samtidiga stödet för flera gränssnittsversioner enligt eventuella behov.
Det är viktigt att informationsförvaltaren informerar dem som utnyttjar informationen via gränssnittet eller potentiella användare om ändringar i gränssnittet. Det kan göras antingen via olika kommunikationskanaler eller direkt, om användarna av gränssnittet är kända i och med användning av API-nyckeln. Det lönar sig att på förhand informera om versionsuppdateringar av programmeringsgränssnitt. Dessutom är det viktigt att beskriva de ändringar som görs i gränssnittet i metadata. Ett bra sätt är att informera om versionernas livscykel och ge användarna tid att övergå till en nyare version.
Det lönar sig att utnyttja de nationella API-principerna i upprätthållandet av programmeringsgränssnitten. För att upprätthålla gränssnitten är det viktigt att skapa en process och med olika indikatorer följa upp hur gränssnitten används. Läs mer om API-principerna , Finansministeriets publikationer 2022:12 (pdf).
Behov att uppdatera öppnad information och verksamhet i problemsituationer
Data i datamängden ska alltid hållas uppdaterade.
Även om en ny version av data publiceras lönar det sig i allmänhet inte att radera den gamla versionen. Historiska data möjliggör till exempel årliga jämförelser.
Förbättring av datakvaliteten
Det lönar sig att ständigt sträva efter att förbättra kvaliteten på den publicerade informationen. Till exempel kan informationsförvaltaren förbättra informationens täckning genom att tillhandahålla information i flera olika filformat.
Informationsförvaltaren bör uppmuntra dem som använder informationen att berätta om upptäckta problem, brister eller svagheter i informationens kvalitet. Användarna kan ge förslag på hur informationens kvalitet kan förbättras.
Användarna kan ombes att vara i direkt kontakt med den instans som anges i metadata, till exempel kontaktpersonen i den organisation som öppnat informationen, kundtjänsten eller registratorskontoret.
Informationsförvaltaren bör reagera så snabbt som möjligt på de brister eller problem som upptäckts och vidta nödvändiga korrigerande åtgärder.
Korrigering av och kommunikation om fel i datamängden
Det är bra om informationsförvaltaren på förhand gör upp en plan för situationer där fel upptäcks i öppnade data eller data innehåller personuppgifter eller på annat sätt känslig information trots dataskydds- och informationssäkerhetsgranskningar. Det är bra att i planen definiera ansvarspersoner och åtgärder som vidtas i sådana situationer. Det är också viktigt att organisationen planerar och avtalar om hur dataskydds- och säkerhetsfrågor för öppnad information följs upp och utvecklas.
I problemsituationer i anslutning till dataskydd och informationssäkerhet ska den som informationsförvaltaren reagera omedelbart. Informationsförvaltaren ska ta bort datamängden från delning (från förvaltarens webbsidor och/eller dataportal), kontakta organisationens dataskyddsombud och informationssäkerhetsexperter samt inleda kommunikationsåtgärder enligt en på förhand uppgjord plan.
Det är viktigt att informationsförvaltaren reagerar snabbt även på andra fel som upptäckts i datamängden. Det lönar sig för informationsförvaltaren att snabbt bedöma hur och när organisationen kan vidta nödvändiga korrigerande åtgärder och kommunicera om saken i enlighet med kommunikationsplanen. Den som informationsförvaltaren kan antingen helt ta bort datamängden från delning tills vidare, eller uppdatera felet som observerats i datamängdens metadata och konstatera när felet kommer att korrigeras.
Det lönar sig att göra utarbetandet av en beredskapsplan för krissituationer till en del av organisationens kriskommunikationsplan, om en sådan finns. Vid beredningen av planen kan man till exempel utnyttja VAHTI-samarbetsnätverkets publikation Hantering av informationssäkerhetsavvikelser VAHTI 8/2017.(På finska, pdf)
Statistikcentralens exempel på hur man reagerar i problemsituationer
Det primära syftet med korrigering av felaktiga statistikuppgifter i webbtjänster eller tryckta publikationer är att säkerställa att korrekt information används och att felaktig information rättas så effektivt som möjligt. Dessutom bidrar transparenta korrigeringsförfaranden till att upprätthålla användarnas förtroende för den som producerar statistiken.
Om det upptäcks betydande fel i statistikpublikationen eller webbtjänsten följer korrigeringsförfarandena anvisningen för publicering av Finlands officiella statistik (FOS).
Huvudregel
Information om väsentliga fel ges åtminstone med samma delning och synlighet som den ursprungliga informationen. Om den felaktiga informationen har fått mycket publicitet kan felet förutsätta att ett separat rättelsemeddelande publiceras med en mer omfattande distribution och synlighet än det ursprungliga.
Informationen om felet ska förbli synlig permanent med undantag av databastabeller. Betydande fel och tidpunkten för korrigeringen läggs till på sidan som berättar om ändringar i statistiken.
Publicering och tillhörande meddelanden
Betydande fel som uppdagats i samband med publiceringen korrigeras genom att man publicerar ett korrigeringsmeddelande som distribueras samtidigt som den felaktiga informationen. Fel i webbtjänsten ska korrigeras så snabbt och synligt som möjligt. Det är nödvändigt att nämna korrigeringsförfarandet separat, till exempel på sidan med information om ändringar i statistiken.
